CustomAIzed DeepDive

Wie KI aus Dokumenten echte Fachgespräche macht

In vielen Unternehmen existieren große Mengen an Dokumenten: Besuchsberichte, Serviceberichte, Projektprotokolle, Wartungsdokumentationen, Auditberichte oder interne Notizen. Sie halten fest, was passiert ist. Doch sie erklären selten vollständig, warum etwas passiert ist, wie Entscheidungen zustande kamen oder welche Erfahrungen währenddessen gesammelt wurden.

Genau hier setzt CustomAIzed DeepDive an.

DeepDive erweitert klassische Dokumentation um eine interaktive Wissensgewinnung. Statt Dokumente nur zu speichern oder zusammenzufassen, nutzt DeepDive sie als Ausgangspunkt für ein KI-gestütztes Fachgespräch. Die Anwendung liest ein Dokument, erkennt den fachlichen Kontext und führt anschließend ein natürliches Gespräch mit dem Mitarbeiter, um zusätzliches Erfahrungswissen zu erfassen.

So entsteht aus einem statischen Bericht eine neue, lebendige Wissensquelle.

Von Dokumenten zur Wissenslücke

Der erste Schritt ist die Analyse der hochgeladenen Dokumenten. DeepDive extrahiert Inhalte aus Berichten, Protokollen oder Dokumentationen und strukturiert die enthaltenen Informationen nach Themen, Personen, Entscheidungen, Problemen und offenen Punkten.

Dabei geht es nicht nur darum, den Inhalt zusammenzufassen. Entscheidend ist die Frage: Was steht nicht im Dokument, wäre aber für andere Mitarbeiter wertvoll?

Die KI erkennt beispielsweise, dass ein Projekt abgeschlossen wurde, aber nicht, warum genau ein bestimmter Lösungsweg gewählt wurde. Oder dass ein Problem beschrieben ist, aber nicht, welche Alternativen geprüft wurden. Genau aus diesen Lücken entstehen die späteren fachlichen Rückfragen.

Realtime-Fachgespräch statt Formular

Der zentrale Unterschied zu klassischen Wissensmanagementsystemen liegt in der Realtime-Interaktion.

DeepDive arbeitet nicht mit starren Formularen oder festen Fragebögen. Stattdessen entsteht ein dynamisches Fachgespräch zwischen Mitarbeiter und KI. Der Nutzer klickt auf einen zentralen Sprachkreis, beginnt zu sprechen und erhält direkt eine passende Rückfrage.

Die KI kann während des Gesprächs auf mehrere Signale reagieren: auf den Inhalt der Antwort, auf bereits bekannte Informationen aus dem Dokument, auf vorherige Aussagen im Gespräch und auf offene Wissenslücken. Dadurch fühlt sich die Wissensaufnahme nicht wie Dateneingabe an, sondern wie ein Gespräch mit einem aufmerksamen fachlichen Gegenüber.

Wenn der Mitarbeiter zum Beispiel sagt, dass eine Lösung „damals pragmatisch umgesetzt“ wurde, kann DeepDive direkt nachfragen, was genau pragmatisch bedeutete, welche Einschränkungen bestanden und ob diese Lösung später erneut verwendet wurde.

Kontinuierliches Zuhören, Verstehen und Nachfragen

Die Realtime-Funktion ermöglicht einen flüssigen Gesprächsablauf. Sprache wird während des Sprechens erfasst, in Text überführt und unmittelbar semantisch ausgewertet. Dadurch kann die KI nicht nur am Ende eines langen Gesprächs reagieren, sondern bereits während des Austauschs erkennen, welche Themen vertieft werden sollten.

Das eröffnet neue Möglichkeiten für die Wissensaufnahme.

DeepDive kann erkennen, wenn eine Antwort zu allgemein bleibt. Die KI kann nach konkreten Beispielen fragen, Entscheidungen hinterfragen oder Zusammenhänge zwischen Aussagen herstellen. Ebenso kann sie vermeiden, Informationen erneut abzufragen, die bereits im Dokument oder im bisherigen Gespräch enthalten sind.

Das macht die Gesprächsführung deutlich präziser als klassische Fragebögen oder manuelle Nachdokumentation.

Intelligente Gesprächsführung mit Kontext

Ein großer Vorteil liegt im Kontextverständnis. DeepDive kennt den Inhalt des Ausgangsdokuments und kann das Gespräch daran ausrichten.

Bei einem Besuchsbericht kann die KI beispielsweise gezielt nach Kundenfeedback, unausgesprochenen Bedenken, internen Einschätzungen oder nächsten Schritten fragen. Bei einem Servicebericht kann sie nach Fehlerbildern, Lösungswegen, Ersatzteilen, Besonderheiten vor Ort oder wiederkehrenden Problemen fragen. Bei einer Projektdokumentation kann sie Entscheidungen, Risiken, Lessons Learned und Verbesserungspotenziale vertiefen.

Die Rückfragen entstehen also nicht zufällig. Sie ergeben sich aus dem jeweiligen Dokument, dem Fachkontext und dem bisherigen Gesprächsverlauf.

Mehr als Transkription

Nach dem Gespräch liegt nicht nur ein einfacher Mitschnitt vor. DeepDive bereitet die gewonnenen Informationen strukturiert auf.

Aus den Antworten entstehen neue Wissenselemente: Erfahrungsberichte, Entscheidungsbegründungen, Best Practices, Risiken, Handlungsempfehlungen und Lessons Learned. Diese Informationen können mit dem ursprünglichen Dokument verbunden und später über die Wissensplattform gefunden werden.

Dadurch wird aus einem einzelnen Bericht ein erweiterter Wissensdatensatz. Das ursprüngliche Dokument bleibt erhalten, wird aber um das ergänzt, was normalerweise nur mündlich weitergegeben würde.

Mögliche Funktionen in der Praxis

DeepDive kann Unternehmen in vielen Situationen unterstützen. Nach einem Kundenbesuch kann die Anwendung nicht nur den Bericht speichern, sondern direkt nachfragen, wie der Kunde auf bestimmte Themen reagiert hat, welche Bedenken zwischen den Zeilen erkennbar waren und welche nächsten Schritte sinnvoll erscheinen.

Nach einem Serviceeinsatz kann DeepDive erfassen, welche Lösung tatsächlich funktioniert hat, welche Umstände vor Ort relevant waren und welche Hinweise für zukünftige Einsätze wichtig sind.

Nach einem Projektabschluss kann die Anwendung gezielt Lessons Learned erfassen: Was lief gut? Was hat Zeit gekostet? Welche Entscheidung war rückblickend entscheidend? Was sollte beim nächsten Projekt anders gemacht werden?

Gerade in technischen Organisationen entsteht so ein deutlich tieferes Wissensbild als durch reine Dokumentenablage.

Neue Informationsquellen aus bestehendem Wissen

Der eigentliche Mehrwert liegt darin, dass DeepDive aus bestehenden Dokumenten neue Informationsquellen schafft.

Ein Besuchsbericht bleibt nicht länger nur ein kurzer Rückblick auf einen Termin. Er wird zum Ausgangspunkt für ein Fachgespräch. Aus diesem Gespräch entstehen neue Erkenntnisse. Diese Erkenntnisse werden strukturiert gespeichert und stehen anschließend anderen Mitarbeitern zur Verfügung.

So wird Wissen nicht nur verwaltet, sondern aktiv erschlossen.

Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter sichern

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass wichtiges Erfahrungswissen an einzelne Personen gebunden ist. Wenn Mitarbeiter die Abteilung wechseln, in Rente gehen oder das Unternehmen verlassen, geht oft mehr verloren als nur Arbeitskraft. Es verschwindet Kontext.

DeepDive hilft dabei, diesen Kontext rechtzeitig zu erfassen. Nicht durch zusätzlichen Dokumentationsaufwand, sondern durch natürliche Gespräche, die direkt an vorhandene Dokumente anknüpfen.

Die Anwendung fragt genau dort nach, wo Erfahrung, Einschätzung und Praxiswissen gefragt sind.

Ein weiterer Baustein der CustomAIzed Plattform

CustomAIzed DeepDive ergänzt die cAI-Plattform um eine neue Form der Wissensaufnahme. Während klassische Systeme vorhandene Informationen auffindbar machen, geht DeepDive einen Schritt weiter: Die Lösung hilft dabei, noch nicht dokumentiertes Wissen überhaupt erst sichtbar zu machen.

Aus Dokumenten werden Gespräche.
Aus Gesprächen werden Erkenntnisse.
Aus Erkenntnissen entsteht nutzbares Unternehmenswissen.

Damit schafft DeepDive eine Brücke zwischen dokumentiertem Wissen und dem Erfahrungswissen der Menschen, die täglich mit Kunden, Anlagen, Projekten und Prozessen arbeiten.